ביקורת פנים – זו הוצאה או הכנסה?!
בשנים האחרונות ביצע משרדינו עשרות ביקורות פנים, שונות ומגוונות, ואין ביקורת שלא החזירה את עלותה.
- איך עושים את זה?
משרדינו משמש כמבקר פנים מטעם כמה וכמה משרדי ממשלה, ומבצע עשרות ביקורות, ואלפי שעות ביקורת בשנה.
הליך הביקורת בגופים ממשלתיים שונה ומורכב יותר מגופים פרטיים, ממספר סיבות, כגון –
– הביקורת לא מוזמנת ע"י הגוף המבוקר, אלא נכפית עליו. ממילא, הקושי בשיתוף פעולה וקבלת שקיפות לגבי התהליכים המתקיימים בו, וגישה למסמכים הרלבנטיים קשה יותר.
– קביעות – שכיחות הליכי פיטורין במגזר הציבורי נדירים משמעותית מאלה במגזר הפרטי. אין צורך להסביר כיצד הדבר עשוי להשפיע על שטף עבודת מבקר הפנים במבוקר.
– תהליכים – תהליכי העבודה במגזר הממשלתי מוגדרים בנהלים מפורטים (הוראות תכ"מ) מהיסוד עד הטפחות, וכפופים להוראות חוק שונות ומגוונות (בהתאם לנושא הביקורת).
מורכבויות אלה, היקפי העבודה, ביצוע תיקים רגישים וחקירתיים לצד ביקורות תהליכיות ותפעוליות, הביאו את רמת הידע והניסיון של המשרד לרמות הגבוהות ביותר.
ביקורת פנים ברמה הגבוהה ביותר כוללת מספר אלמנטים חשובים, ובהם –
א. לימוד הגוף / הפעילות המבוקרת – השלב החשוב בביקורת- התכנון. תכנון טוב דורש היכרות עם הפעילות המבוקרת, הסיכונים המצויים בה וכיו"ב.
ב. התמקדות – בביקורות במערכות גדולות, כמות המידע יכולה להיות עצומה, אופקית ואנכית. דוגמא אופקית– התנועות הכספיות בתחום המבוקר הינו בן אלפי – עשרות אלפי פרטים; דוגמא אנכית– התהליך המבוקר משיק לגורמים רבים / תהליכים מורכבים / הוראות חוק רבות וכיו"ב.
לפני התחלת הביקורת, ובמהלכה, יש לשמור על פוקוס הביקורת, זאת, תוך ביצוע האלמנטים המפורטים בסעיפים הבאים:
ג. עירנות.- התמקדות אין פירושה עצימת עיניים מליקויים שאינם חלק מפוקוס הביקורת, אשר להם הוא נחשף אגב הביקורת. לא אחת, עירנות זו מגלה את הליקוי / הונאה / תקלה מערכתית הגדולים יותר, להם מזמין העבודה לא היה מודע.
ד. הגישה האנושית – משך התמשכות הביקורת והיכולת להגיע לכלל התהליכים והמידע הרלבנטי מושפעים מאד מאופי הקשר בין המבקר למבוקר. גישה קרה או קשוחה מדי עשויה לעתים לפגוע בתהליך. על המבקר, לפעמים כבר בשלב תכנית הביקורת, להבין מהן המשוכות האנושיות בתהליך, וכיצד לפעול נכון בכדי לקבל מהם את מלוא שיתוף הפעולה.
ה. הבחנה בין עיקר לתפל – וכל מילה נוספת מיותרת.
ו. כתיבת דוח – כמה פעמים קראתם דוח ואחרי שסיימתם לא קיבלתם ממנו שום תובנה?
כמה פעמים ניסיתם להבין בקצרה מהן מסקנות והמלצות הדוח, ולא הצלחתם?
בשל האמור לעיל, אנחנו מייחסים חשיבות רבה למבנה הדוח, ניסוחו, תמצית המנהלים, ולמעשה לכל פרט ופרט בדוח. הדוח הינו המוצר אותו אנחנו מייצרים, ואנחנו שואפים בכל דוח, לייצר את המוצר האיכותי ביותר. דהיינו- בעל ערך מוסף, מנוסח היטב, מובנה בצורה חכמה ומתאימה לנושא וללקוח, וכיו"ב.
ז. המלצות ישימות – חבל על המילים. קדימה לעבודה!